Whistleblower-Schutz: Neue Verpflichtungen für Unternehmen

Seit Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes im vergangenen Sommer stehen Unternehmen vor neuen Herausforderungen und Verpflichtungen im Umgang mit sogenannten „Whistleblowern“. Das Gesetz zielt darauf ab, die Integrität von Organisationen zu stärken und Missstände aufzudecken. Es macht zugleich klare Vorgaben für den Schutz von Menschen, die Verstöße gegen Regeln und Gesetze melden.

Transparenz und Schutz für Hinweisgeber

Das Whistleblower-Gesetz verpflichtet Unternehmen dazu, transparente Mechanismen für das Melden von Missständen zu schaffen. Dafür braucht es Meldesysteme und klare Prozesse. So muss zum Beispiel gewährleistet sein, dass die Identität von Menschen, die auf Missstände hinweisen, geschützt ist. Auch dürfen keine Sanktionen gegen sie verhängt werden. Firmen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden haben bis diesen Sonntag (17. Dezember 2023) Zeit, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Unternehmen mit mehr Beschäftigten müssen sichere Meldekanäle bereits seit Juli 2023 eingerichtet haben.

Interne Meldekanäle

Unternehmen sind aufgefordert, interne Meldekanäle einzurichten. Diese Kanäle sollen es Beschäftigten ermöglichen, innerhalb einer Organisation auf mögliche Verstöße hinzuweisen – ohne dass sie sich direkt an eine externe Stelle wenden müssten. Die internen Kanäle müssen sicherstellen, dass Informationen vertraulich behandelt und angemessen untersucht werden. Die Unternehmen sind dafür verantwortlich, dass die Meldemechanismen leicht zugänglich und verständlich sind.

Schutz vor Repressalien

Ein zentrales Element des Gesetzes ist der Schutz vor Repressalien. Unternehmen dürfen Hinweisgeber weder benachteiligen noch sanktionieren. Gemeint sind nicht nur unmittelbare berufliche Konsequenzen, sondern auch subtile Formen der Diskriminierung. Um sie auszuschließen, verlangt das Gesetz von den Unternehmen wirksame Schutzmaßnahmen wie zum Beispiel anonyme Meldekanäle: Unternehmen können anonyme Meldekanäle einrichten, die es den Hinweisgebern ermöglichen, Bedenken und Missstände ohne Offenlegung ihrer Identität zu melden. Außerdem können durch Schulungen und Sensibilisierungsprogramme für alle Beschäftigten das Risiko persönlicher Repressalien minimiert werden. Beschäftigte sollten darüber informiert werden, dass das Melden von Missständen nicht nur akzeptiert, sondern ausdrücklich erwünscht ist.

Externe Meldekanäle und Öffentlichkeit

Interne Meldekanäle alleine reichen nicht aus. Das Gesetz schreibt auch vor, dass sich Whistleblower gefahrlos an externe Stellen wenden können müssen. Den Weg zu diesen Stellen – beispielsweise Aufsichtsbehörden – müssen die Unternehmen über externe Meldewege ebnen. Sollte es tatsächlich zu schwerwiegenden Verstößen gekommen sein, verlangt das Gesetz in einigen Fällen zudem, dass die Informationen publik gemacht werden, damit die Öffentlichkeit von ihnen erfährt.

Schulung und Sensibilisierung

Unternehmen sind dazu verpflichtet, ihre Beschäftigten über das Hinweisgeberschutzgesetz zu informieren. Selbstverständlich sollte es in den Schulungen um die Meldewege gehen. Doch das allein reicht nicht: Es geht auch darum, die Bedeutung von Hinweisgebern hervorzuheben und aufzuzeigen, warum sie geschützt werden müssen. Grundsätzlich gilt: Eine für das Thema sensibilisierte Belegschaft ist entscheidend für den Erfolg der Schutzmechanismen.

Achtung, Bußgeld

Wenn Unternehmen den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes nicht gerecht werden, müssen sie mit erheblichen Bußgeldern rechnen. Für Unternehmensverantwortliche gilt ein Bußgeld von bis zu 50.000 Euro. Für Unternehmen selbst kann sich der Bußgeldrahmen verzehnfachen und somit bis zu 500.000 Euro betragen. Allein schon aus diesem Grund sollten Firmen sicherstellen, dass sie alle erforderlichen Schritte unternommen haben.

Vorsicht, Haftung

Unternehmensleitungen sollten die Hinweise von Whistleblowern in jedem Fall ernst nehmen – denn am Ende sind Sie es, die persönlich haften. Sie müssen dafür Sorge tragen, dass in Ihrem Unternehmen nicht gegen Recht verstoßen wird und dass Schäden ausbleiben. Gut funktionierende Meldesysteme tragen dazu bei, dass Rechtsverletzungen frühzeitig aufgedeckt und Schäden vermieden oder zumindest minimiert werden. Sollte sich ein Unternehmen dafür entscheiden, einen potenziellen Missstand nicht zu untersuchen, weil der Hinweis anonym war, kann auch das rechtliche Konsequenzen für die Leitung haben. Sie kann für die Folgen des Missstandes persönlich zur Verantwortung gezogen werden.

Grundsätzlich verlangt das Hinweisgeberschutzgesetz von Unternehmen eine proaktive Herangehensweise an ethische und rechtskonforme Praktiken. Das Gesetz soll nicht nur dazu dienen, Verstöße aufzudecken. Es ist auch dafür gedacht, eine Kultur der Integrität und Offenheit in der Unternehmensführung zu fördern. Firmen, die diese Verpflichtungen ernst nehmen, werden nicht nur den gesetzlichen Anforderungen gerecht, sondern sie stärken auch das Vertrauen, das die Öffentlichkeit und ihre Beschäftigten in sie haben.